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醫學博士才知道的驚人工作分配術:工作順序,決定你的下班時間

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醫學博士才知道的驚人工作分配術:工作順序,決定你的下班時間
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ISBN: 9789868916593

出版日期: 2013-12-27

作者: 裴英洙

譯者: 游韻馨

裝訂: 平裝.單色印刷.256頁.

 

  

同時有10件緊急工作,先做哪一項?
優先工作的判斷標準:緊急、重要、耗費心力。
該擺第一的工作,不是最花時間,而是難度最高!

  ▲「例行工作」、「重點工作」、「突發工作」!全部得做好,而且要「零失誤」!

  外科醫生的忙碌生活,我們只能從影集中窺見一二,特別是外科醫生,常常會碰到緊急開刀的病例,就算已經排定手術行程,還是會遇到急診病患需要動緊急手術的狀況,每天都生活在緊張高壓的情緒裡。換句話說,在執行多工處理的過程中,醫生們需要隨時變動優先順序,病患的重要度與緊急度也隨時在變。重點是,救死扶傷的工作不容許錯誤或失敗。同時,醫療工作需要團隊合作,醫生光有高超技術沒有任何意義。

   把病患和手術替換成一班上班族的工作,你是否常常遇到這樣的狀況:○1手上有很多工作同時進行,必須發揮多工處理的效能;○2無法決定先後順序,就算決定了也會被迫變更;○3所有案子都是「緊急」且「重要」,不知該如何安排……而且,○4每天生活忙碌不堪,無法消除疲勞感,身心極度疲憊。

  作者裴英洙身兼「醫師、經營者、顧問」三重身分,他在擔任外科醫生時,每天都要做10個以上「緊急又重要」的決定,還得同時處理突發狀況;之後他轉任病理師,每一件病例判斷都有「不能出錯」的壓力。在他研修經營顧問課程時,發現在醫療第一線或醫生執業時獲得的知識,以及擔任病理醫生時,判斷重大疾病的經驗,可以充分活用在商業界發生的「問題」上。

  在面對每天的「例行工作」,和排定的「重點工作」,甚至常常會無預警出現的「突發工作」,一個人的資源和集中力有限,如何分配有限資源?如何避免浪費心力?如何有效做決定並確實執行?將是決定工作是否能夠在時間內完成(不用加班)、以及是否能將失誤率降到最低(高效率)的重點考量。

  ▲擺脫忙碌與壓力生活的「三大原則」

  ◎原則○1:不僅安排順序,更要保留變動的餘裕

  優先順序會經常變動,當「最優先事項」突然插進來時,你必須決定要將哪一件事往後延。

  ◎原則○2:每天的生活,就是為「緊急」時刻做準備

  生活中的一切事物都是為了「緊急」時刻做準備,假想失敗的準備,才能隨時應付緊急狀況。

  ◎原則○3:維持好的工作表現,要預防所有「失敗」

  「每次的表現都是一百分」,遠比「只有一次一百二十分,其他時候只有六十分」還重要,工作最重視的就是維持一定水準。

  ▲10件工作如何安排,才能做得快又好?

  ◎用急診室醫生的「分類術」,精準又快速

  分秒必爭的急診室裡,醫生必須決定要先救誰,也要決定什麼樣的病患可以之後再救治。這個決定先後順序的方法就是「檢傷分類」。

  ◎一定要學會四種分類:優先、非緊急、簡單、無法處理

  四種分類的判斷基礎是「現有資源是否能處理?」如果判斷無法處理時,要當機立斷的尋求幫助。

  ◎把「簡單、非緊急」的工作分派出去,準沒錯

  難以決定優先事項(紅色)時,不妨先從眾多任務中選出「任何人都能處理、短時間內可以做完」,以及「可以稍後解決的問題」,簡化要處理的任務。

  ▲從大盤子開始洗,即先處理「難度高的工作」

  ◎不是精算「花多少時間」,而是「難度多高」

  迅速從不同主軸瀏覽,不要花超過五分鐘,時間估算無需太精準,只要將重點擺在「棘手度」,概略掌握自己處理需花多少時間、是否需要他人協助、如果需要,需請多少人幫忙等所需人力就可以了。

  ◎從「大規模、高難度」開始處理

  當身心俱疲時,很難再提起精神處理重要工作。就算硬逼著自己去做,也很可能因為疲倦無法做出滿意成果。因此,趁著還有腦力與體力時,先完成難度較高的工作。

  ◎用四大項目幫工作「打分數」,最高者優先處理

  同時有好幾件「都很重要的工作」時,就用「人、物、成本、時間」的標準來考量,幫這幾個工作打分數,再依分數排出順序。

  ◎「高難度、大規模」的工作,要一口氣做完

  評分時可依自己工作的需求,在各項目的重要性加權,例如在絕對要遵守截止日的業界裡,時間項目要加重;若是嚴格要求成本控管的公司,則是加強成本項目的比重。

  ◎突發工作出現時,先把手上的做好!

  只要你已經開始做優先工作,就能沉著冷靜地處理插隊的緊急任務。「還沒開始做」和「做了1/3」的狀態,心情會有極大差異。

  ▲先排除「不可能的選項」,別急著找正確答案

  ◎找出可能性低的選項,排除它

  先排除「不可能」或是「可能性極低」的選項,避免多花時間找「錯誤的答案」。

  ◎就算排除,也要因應狀況「重覆檢視」

  排除的選項不代表可能性就一定是0,因此也要視不同情況,重新檢視已排除的選項。

  ◎「會思考」比「找答案」更重要

  如果一開始就急著找正確答案,執行之後才發現偏離正確解答,等於花費心力在審慎研擬錯誤的解決方法,最後還是徒勞無功。

  ◎掌握該捨棄的資訊,就能愈快得到解答

  每天獲得的資訊量遠超過我們需要的,該如何聰明地捨棄(=排除),便成為做決定的重要關鍵。這些選項是否有用,就要看你具備多少「運用排除思考的能力」。

  ※讓工作流程順暢的小訣竅!利用「三個箭頭」,畫出順序

  例:

  東京車站 大阪車站-----不清楚該使用哪種交通方式?

  畫上三個箭頭後……

  東京車站 名古屋車站 新大阪車站 大阪車站    

  ----一看就知道要搭乘新幹線(電車)。
 東京車站 羽田機場 伊丹機場 大阪車站

  -----一看就知道要搭飛機。

  →該選擇哪種處理方式,一目了然。

  「三個箭頭」的特色:

  1.箭頭不只將流程具體化,還能把工作均分處理。

  2.區分資訊時,要讓每一份都「夠清楚」。

  3.箭頭=區分點,執行中發生問題也不用擔心。

  注意!串聯的事項要有「連貫性」。

  ▲不是每一次都順利完成工作時,你該怎麼辦?

  ◎分析「失敗原因」,一敗有十勝的價值

  這一次做錯了,下一次就知道怎麼做才對,不要沉溺於失敗經驗,將其視為邁向成功的必經歷程吧!分析敗因,才知道日後有相似案例時,該用什麼方法有效解決。

  →自認正確的做法,不一定是正確解答,當遇到失敗、挫折時,才知道另闢正確道路。

  ◎面對自己不知道的事情,就老實說不知道

  面對不清楚的狀況,「裝懂」才丟臉!「不知道」不是一件丟臉的事情,「讓自己生活在無知裡」才可恥。當遇到不懂的問題時,「不知道」,是讓討論更深入熱烈的關鍵字,用自己的話陳述一次,確認雙方理解相同,表達「回答」的誠意,還能爭取時間想出「更好的解答」。

  ▲把力氣「分配」在對的事,效率提高50%!

  ◎努力有限,「分配」比「多做」更重要

  工作時,要懂得把力氣用在對的地方。一天的心力有限,必須思考如何將現有資源發揮到極致、如何巧妙分配有限資源。

  ◎體力和腦力有限,不能事事「全力以赴」

  一整天能分配的體力與腦力有其限度。想讓工作更有效率,就必須巧妙分配有限的體力與腦力,一味逞強,表現反而低下。適度休息,才能在下一個關鍵時刻拿出全力衝刺,

  ◎處理重要工作時,讓你效率再加倍的小技巧

  1.模仿成功者的做事習慣和方法,內化成自己的優點。

  2.「一」的觀念:完成一個小目標、用一句話說明、留給自己一個人的空間。

  3.開始工作前,將過程分解成單一靜止圖片,一一確認,加強記憶。

  4.做筆記時,記得寫下「關鍵字」就好,長篇記錄,費時又難以回想。

  5.行事曆只寫「開始時間」,讓自己產生空閒的放鬆感。

  ▲把失誤率降到最低,工作表現不再「時好時壞」

  ◎工作沒有特效藥,維持優秀表現,就看這三點

  1.站在舞台上的品質──熟練工作領域的基本功夫。

  2.維持穩定表現的品質──減少「時好時壞」的表現。

  3.維持卓越品質--每一次都做到最好。

  ◎維持專注力的祕訣:別中斷手上的工作

  專注力最多只能維持90分鐘,一但中斷手上工作,要花更多時間才能重新進入專注狀態!因此重要的是「讓自己不被打擾,在90分鐘內把優先工作完成」。

  ◎把生活模式和工作方法都「例行化」

  省下思考的時間,就能發揮更多力氣在困難的工作上!

  ▲專家的提醒!別讓身體狀況,影響你發揮實力!

  ◎自己的身體,比一切事項都優先

  身體才是你最大的資產,老是抱著「撐過去就好了」的心態,輕忽健康,會為工作穩定性投下不確定的炸彈!

  ◎保養身體的小祕訣,天天都能做!

  1.早上起床,先喝一杯溫水暖身:避免造成內臟負擔。

  2.簡報前記得深呼吸:身體不缺氧,思緒更清晰。

  3.解宿醉的好方法:喝水之後閉目休息,促進肝臟血液循環。

  4.選擇要咀嚼的食物:咀嚼的動作,可以活化腦神經細胞

  5.午餐前先喝一杯茶或咖啡:下午剛好有精神。

本書特色

  ★作者身兼醫生、經營者、顧問三重身分,結合經管知識和將醫療現場實務技巧。

  ★醫生才知道的高效率工作分類術,排對順序,才是真正的事倍功半!

  ★聰明決斷分類術+醫生獨家養身小訣竅,讓你在職場上發揮100%實力!

  ★自己工作有效率,還不夠!14個祕訣讓別人幫你更上一層樓!

 

作者簡介
裴英洙

  



作者簡介



裴英洙


  【醫生、經營者、顧問】

  ●醫師、醫學博士、MBA。Medi×firm股份有限公司董事長。

  ●1972年出生。金澤大學醫學部畢業、金澤大學研究所醫學研究科課程修畢、慶應義塾大學研究所經營管理研究科(慶應商學院)第一名課程修畢、曾赴法國名校系統ESSEC留學。金澤大學醫學部畢業後,進入金澤大學第一外科(現為心肺.綜合外科)任職,主要在大學醫院和機關附屬醫院,從事胸腔外科(肺癌、心臟病等)手術,每天從早忙到晚。

  ●隨後進入金澤大學研究所,專攻外科病理學,取得病理專科醫師(亦即判斷正確疾病的專科醫師)資格,於市立醫院擔任病理醫師,為患者做最終判斷,每年須判斷超過一萬件重大疾病。歷任大阪市立環境科學研究所附設營養專門學校、大阪府立大學客座講師。

  ●除了醫師身分之外,也在慶應商學院,師承醫療政策、醫院經營第一把交椅田中滋教授門下。進修期間設立醫療機構重建顧問公司「Medi×firm股份有限公司」,協助許多醫療機構維持營運、支援醫療類創投公司營運,並針對保健企業給予醫學建議,業務內容相當廣泛。

  ●現在一邊從事臨床工作,一邊向醫療機構提供經營建議,將第一線需求轉化成實際可行的專業協助。



譯者簡介



游韻馨


  一直知道要安排工作的先後順序,但總是找不到好方法,翻譯這本書後才知道,原來還有這一招!這下子我再也不用擔心工作做不完了(灑花)~!

  譯作包括《說話有自信,老闆、朋友都挺你》、《第一次見面就該懂得做人眉角》、《臨場說話的技術》、《不抱怨老公的幸福術》、《驚人的30秒瘦肚操》(以上皆由采實文化出版)、《100%療癒の神奇植物:食蟲植物 × 多肉植物 × 空氣鳳梨の完全種植手札》等多部作品。

  部落格:kaoruyu.pixnet.net/blog

  e-mail:kaoruyu@hotmail.com

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