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比溝通更重要的45個開會技巧:解決3大開會問題:恍神、離題、沒結論,議題再多,都能立刻有決策

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比溝通更重要的45個開會技巧:解決3大開會問題:恍神、離題、沒結論,議題再多,都能立刻有決策
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364651
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9789869030717
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核果文化
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ISBN: 9789869030717

出版日期: 2014-02-20

作者: 別所榮吾

裝訂: 平裝.單色印刷.288頁.

 

  

改變1萬場無效會議專家,教你——
這樣開會,20分鐘內即可做出決策。

  ★花了3小時,結論是「確定下次開會時間」?

  沒時間準備、開會時沒想法、議程超時沒結論、佔用更多工作時間……

  你,是否已陷入「無效會議」的惡性循環?

  ★協商、溝通很重要,但只會「說」、沒人聽,在會議上狂講3小時,還是沒結論!

  如何挑選開會成員、怎麼做一份30秒看完的簡報、不離題不恍神的訣竅……

  讓每場會議,花最短時間、做出最好決策!

  ◎45個開會技巧,避開超時、沒結論的無效會議!

  作者別所榮吾是辯論高手,同時也是談判和簡報專家,在他10多年的專題講座經驗裡,蒐集了超過1萬人的問卷調查,經篩選後,挑出了45種最糟糕的會議問題點。開會時,這些比「說服、協商、溝通」還重要的技巧,你一定要學會!

  【問題點1】光是把資料看完,會議就結束了?

  ★技巧1:準備一份30秒看完的簡報。

  報告或提案的發言者,要準備一份讓大家30秒就能看完的簡報摘要,在會議上發言時,最多只能花5分鐘的時間講解、補充。

  【問題點2】老是有人會離題閒聊,討論就失序了

  ★技巧2:所有人「冷處理」,不要附和離題的閒聊或玩笑

  當有人開始離題,就算只是一句玩笑話,其他人的隨口附和,也可能變成閒聊,中斷會議。這時候,不只是主持人,其他與會成員要有「讓會議進行」的默契,出聲提醒:「嘿!離題囉!」

  【問題點3】會議主題失焦,都在討論不重要的小事

  ★技巧3:簡報時,一律從「結論」說起

  發言者在會議上報告前,要先確認一件事:這些資料,有必要現在說嗎?還是會後寄MAIL給大就好?如果需要現場說明,一定要先從「結論」說起,同時提出需要大家提供建議的地方。

  【問題點4】常有人不清楚「現在討論到哪了?」

  ★技巧4:邊討論,邊把重點寫在白板上

  白板是開會時的好工具,寫下會議內容時,大家可以同時確認剛剛討論的話題。另外,當討論時間過長時,要讓成員們適時中場休息,休息前可以整理剛剛的討論(白板上)。

  【問題點5】部門間互相推拖卸責

  ★技巧5:讓大家討論做法,而非藉口

  已經決議的方針,主管們要告訴部屬:將有多少利益、不採取行動的風險……等,當有人表示「辦不到」、「很困難」時,要立刻反問對方:「辦不到的理由」、「如何解決」和「替代方案」。

  【問題點6】提出了實際問題,公司為什麼不處理?

  ★技巧6:把你的問題「放大」成客戶的問題

  想讓公司正視你的問題,就要把問題拉高到「影響公司利益」的層次,在提出問題的同時,也付上你建議的「解決辦法」,會讓你的問題更容易被看見。

  ◎學會3步驟規則與技巧,開會不再超時、沒結果

  ★會議前:想準時結束會議,就要挑對「有用」的成員

  →很多人以為開會前只要知道時間、地點,大家集合到場就好,錯了!如果與會的成員和會議主題沒有太多關聯,或者事前沒有把要討論的資料寄給大家,這場會議一半以上的時間,都會消耗在「取得共識」上。

  ★會議中:靈活運用8種發言,討論熱烈、創意無限

  →開會時,討論熱烈只是基本要件!8種不同的發言:「看法、同意、確認、提問、應答、反對、提供資料及結論」,在對的時機「說對話」,可以立刻讓與會成員「聽懂內容」,並且深入討論,發現盲點。

  ★會議後:會議紀錄上,明確寫出「如何執行」

  →花時間集合大家討論、提議,最後決定了某個對策,如果不能確實的在會後執行,就算會議內容再順利、再有效率,也是一場白開的會議!

  ◎開會時產生共識的5步驟,省時間、好決策、高成效

  ★步驟1:做之前,先搞懂「為什麼要做?」避免最後只是決議「走一步算一步」的決策。

  ★步驟2:分析做不到的原因,並提出解決的方法,不讓「找藉口」阻礙「好點子」。

  ★步驟3:沒有十全十美的對策,比較每個方法的優缺點,找到最符合現況的。

  ★步驟4:做出決策後,要確實分派任務給每個人,決議後並執行,才是一場有效的會議。

  ★步驟5:在執行過程中,隨時確認進度,依照現行狀況調整,並準備數個「備案計畫」。

本書特色

  ★從公司結構和人員分析會議架構,讓你更了解自己的公司適合哪種開會方式。

  ★作者運用邏輯思考、辯論和簡報方法,同時提升在會議中的「討論、協商、說服」技巧。

  ★書中提供多件開會實例、標準表格,幫你依序打造一次省時、好決策的優質會議!

  ★萬人問卷中,公認45個最糟糕的會議問題,QA方式解說一目瞭然!
 

 

作者簡介
別所榮吾

  



作者簡介



【改造1萬場會議的專家】別所榮吾


  ▲1969年生於神奈川縣。畢業於拓殖大學政經學系。

  ▲曾任BCL股份有限公司負責人、企業顧問、國際辯論學會公認的辯論課程訓練師、財團法人關西生產性總部合夥顧問。

  ▲擔任財團法人日本生產性總部的「知識技術研究開發中心」執行長時期(1999年

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